Digitalizan documentos públicos desde 1983 para su resguardo

En la sede del Archivo General de la provincia, el gobierno habilitó este lunes la Sala del Bicentenario que resguarda los decretos y resoluciones del Estado entrerriano desde 1983 en adelante.

La iniciativa oficial comprende además la digitalización de 180.000 documentos, sistematizados en 1.400 volúmenes, para facilitar la consulta de estos instrumentos públicos

La Secretaría General de la Gobernación y Relaciones Institucionales encaró este proyecto denominado Biblioteca Digital del Bicentenario. Se trabajó integralmente procurando la encuadernación de los ejemplares a través de personal especializado, el soporte y apoyo informático, la adecuación física del espacio en el Archivo General, instalaciones eléctricas, comunicaciones, provisión de computadoras, reparación de mobiliario y finalmente el registro notarial del movimiento de los ejemplares para su traslado final.

En un acto que tuvo lugar en la sede de calle Buenos Aires 282, de Paraná, la secretaria general de la Gobernación y de Relaciones Institucionales, Sigrid Kunath, señaló que “es un orgullo poder presentar esta sala, que si bien constituye una más de nuestras actividades del bicentenario, es de suma trascendencia porque tiene que ver con la preservación y la posibilidad de consulta de aquellos instrumentos públicos que el Estado tiene que resguardar”.

Explicó que “en esta sala se depositó el soporte en papel de la documentación, debidamente encuadernado, pero a la vez se está trabajando en la digitalización de aquellos instrumentos públicos, decretos y resoluciones que van de 1983 a 2003”, puesto que desde ese año en adelante ya están digitalizados.

Sobre este proceso, Kunath señaló que “si bien teníamos a resguardo el soporte en papel, era necesario aggiornarlo a las nuevas herramientas de comunicación”. En ese sentido, dijo que “se está trabajando en la digitalización completa de lo que hay disponible y que aún no está encuadernado, a los fines de que estos instrumentos puedan ser consultados vía digital”.

La digitalización, que es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, mejora también los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos, los resguarda de la acción de los agentes externos, como por ejemplo la humedad, y los protege por los respaldos informáticos existentes.

La funcionaria destacó que, si bien “este es un proyecto de la Secretaría General de la Gobernación , hemos trabajado en coordinación con la gente del Archivo, de Cultura, de la Escribanía Mayor de Gobierno y es un orgullo poder mostrar que desde el Estado participamos desde las diferentes áreas para generar este tipo de proyectos”.

Mencionó que el equipamiento también tuvo que ver con la colaboración de las diferentes áreas y que el mobiliario se confeccionó a través de un convenio con el Servicio Penitenciario, por los internos de la unidad.

Lo que el Estado debe cuidar

Por su parte, el subsecretario de Cultura, Roberto Romani, destacó: “Este es un día muy importante, ya que dejamos habilitada una sala para resguardar lo que el Estado debe cuidar para quienes trabajamos habitualmente con esta documentación y para el público en general”.

Para el funcionario, “este lugar desde hoy va a recordar no solamente el esfuerzo de nuestro gobierno y del personal de este Archivo por preservar los decretos, sino que va a quedar también como una señal del Bicentenario, ya que esta sala llevará ese nombre”.

Por su parte, el director del Archivo General, Damián Capdevila, indicó que “se eligió esta fecha para inaugurar la sala, ya que el 10 de junio de 1880 por ley nacía este Archivo General de la provincia. Esta sala de decretos es muy importante, porque son documentos que deben tener resguardo permanente, y poder consultarlos acá brinda un lugar seguro, sin humedad”.

El proyecto

La Secretaría General de la Gobernación y Relaciones Institucionales de Entre Ríos encaró el proyecto denominado “Biblioteca Digital del Bicentenario”. El mismo comprende la digitalización de decretos y resoluciones de la Provincia de Entre Ríos, entre los años 1983 y 2003.

Se trabajó integralmente procurando la encuadernación de los ejemplares a través de personal especializado, el soporte y apoyo informático, la adecuación física del espacio en el Archivo General, instalaciones eléctricas, comunicaciones, provisión de computadoras, reparación de mobiliario y finalmente el registro notarial del movimiento de los ejemplares para su traslado final.

Los originales de los instrumentos públicos mencionados son tratados actualmente por el personal especializado y bajo las condiciones óptimas de preservación del Archivo General de la Provincia. Se contó con la colaboración del Servicio Penitenciario que se ocupó de la refacción de mobiliario instalado en ese espacio.

La instrumentación de la Biblioteca Digital tiene por objetivo facilitar la tarea de procuración de decretos y resoluciones que realizan tanto operadores administrativos como investigadores. El sistema está preparado para la búsqueda por tema a partir de una palabra referencial entre los 180.000 documentos digitalizados, que a su vez están sistematizados bibliográficamente en 1.400 volúmenes, especialmente armados por una profesional, que obran en el Archivo General.

Arduo fue el trabajo encarado desde la Secretaría General de la Gobernación y Relaciones Institucionales para la puesta en funcionamiento de la Biblioteca Digital y para el acondicionamiento de una sala en el Archivo General donde se encuentran esos 1.400 volúmenes.

Organizado todo lo logístico, incluida la compra de equipamiento informático, comenzó una labor científica y sistemática de relevamiento, ordenamiento y fichado de los decretos firmados entre 1983 y 2003, puesto que desde ese año en adelante ya estaban digitalizados. Para ello fue necesario también la capacitación de personal y la elaboración de un protocolo de carga que, cumplimentado, termina con el ejemplar colocado en el estante.

El sistema informático del gobierno entrerriano cuenta con los decretos y las reglamentaciones emitidos cada día, a lo que ahora y a través de este proyecto de la Secretaría General y de Relaciones Institucionales de la Gobernación se contarán con aquellos Decretos comprendidos entre 1983 y 2003.

Publicado el:

jueves 17 de junio de 2010

Fuente:

  • Prensa Gobierno de Entre Ríos

Autor:

  • Miguel Noguera